Pēdējo desmit gadu laikā atvērto telpu dominance modernajos birojos ir kļuvusi izteiktāka, izstumjot citus kosmosa organizācijas veidus. Kaut arī atklātā telpa uzlabo darbinieku mijiedarbību un samazina nekustamā īpašuma izmaksas, tas arī apgrūtina koncentrēšanos un koncentrēšanos uz darbu, kas negatīvi ietekmē produktivitāti un galu galā var atsvērt ieguvumus.
Protams, praktiski jebkurā birojā jābūt atvērtām komunikācijas jomām, kas palielina darbinieku mijiedarbības biežumu un efektivitāti un palielina jauninājumu iespējamību. Tomēr šādas zonas rada vizuālu un trokšņa traucējumus atklātās telpās, kas traucē koncentrēties, un darbs, kam nepieciešama koncentrēšanās, ir tikpat svarīgs kā komandas darbs. Tāpēc ir vērts izdomāt, kas tieši ietekmē koncentrēšanos, kā jūs varat izvairīties no tā zaudēšanas, kā arī to, kā kompetenti apvienot atklātās zonas ar mērķtiecīga darba zonām.
Ikviens zina par trokšņa un koncentrācijas zuduma problēmu atklātā telpā, taču, diemžēl, maz ir nopietni noraizējies par šo jautājumu. Varbūt tāpēc, ka skaņu nevar redzēt, mēs nenovērtējam tās nozīmi. Piemēram, ja birojā notikusi noplūde, lai arī tā nav ļoti nopietna, atbildīgais personāls nekavējoties sāktu to novērst. Skaņas “noplūde” var būt tikpat kaitīga biroja darbam, taču nez kāpēc mēs atšķirībā no slapja paklāja šo problēmu viegli ignorējam.
Saskaņā ar Haworth Research Center datiem, biroja traucējumu dēļ darbinieki vidēji zaudē 28% darba laika. Rezultātā viņiem ir jāsāk savs darba laiks agri vai jāpaliek vēlu, lai izpildītu visus uzdevumus, kuriem nepieciešama klusēšana un koncentrēšanās. Šī problēma nebūt nav jauna. Biroja darbiniekiem bieži vien ir vajadzīgas vietas, kur atkāpties un koncentrēties, un diemžēl šis faktors ir vismazāk ņemts vērā atvērtās darba vietās. Saskaņā ar pētījuma statistiku vairāk nekā puse visu darbinieku uzskata, ka ir grūti koncentrēties savā birojā, tāpēc viņi tērē daudz laika.
Papildus vizuālajai nekārtībai un trokšņa piesārņojumam, ar kuru darbiniekiem jāsaskaras atvērta plānojuma birojos, viņi tiek bombardēti ar tādiem traucējošiem faktoriem kā e-pasts, buzzing smartphones un uznirstošie ziņojumi. Informācijas pārpalikums no nepārtrauktajiem mobilajiem un interneta sakariem viņus "paralizē", atstājot mazāk laika, lai pievērstos savam darbam un nestandarta problēmu risināšanai. Cilvēka smadzenes darbojas tāpat kā pirms tūkstoš gadiem, taču tagad mums ir visas šīs tehnoloģijas, un mūsu bioloģija nav sekojusi līdzi to attīstībai. Informācijas pārslodze ātri kļuva par galveno negatīvo tendenci cilvēkkapitāla tirgū.
Koncentrācijas zudums
Strādājot pie viena uzdevuma, cilvēks var koncentrēties tā, ka viņš uztvers tikai to informāciju, kuru viņš uzskata par svarīgu, ignorējot visu pārējo. Šī ir pārsteidzoša cilvēka smadzeņu spēja. Tomēr, kad rodas vairāki traucējoši faktori, uzmanība bieži pāriet no veicamā uzdevuma uz mazāk svarīgo.
Ir svarīgi atzīmēt, ka traucējošos faktorus var iedalīt divos veidos: iekšējā un ārējā. Un saskaņā ar pētījumu, darbiniekiem ir nepieciešams vidēji 23 minūtes, lai pārorientētos un atgrieztos darbā, ko pārtrauc ārēji traucējumi. Interesanti, ka, to darot, viņi pievērš uzmanību vēl vismaz diviem citiem uzdevumiem, pirms atgriežas pie tā, ko viņi darīja iepriekš.
Iekšējie faktori parasti ir personiskas domas vai pieredze, kas nav tieši saistīta ar darbu, piemēram, ko ēst pusdienās vai kādas lietas atstāt vakaram. Atgriezties darbā, ko novērš iekšējie faktori, kā izrādījās, ir nedaudz grūtāk, un tas aizņem apmēram 30-35 minūtes. Tādējādi mēs pavadām diezgan daudz kognitīvo piepūles, kontrolējot paši savas uzmanības novēršanas domas. Tāpēc ir tik svarīgi pēc iespējas mazināt ārējo faktoru ietekmi - galu galā, jo vairāk jāpieliek pūles, lai tiktu galā ar ārējiem faktoriem, jo biežāk cilvēks tiks novērsts un jo vairāk laika tiks tērēts.
Jo vairāk daudzuzdevumu, jo zemāka efektivitāte
Cilvēka smadzenes nespēj apstrādāt informāciju tāpat kā datoru, kas vienlaikus var veikt vairākus procesus. Cilvēki mēdz būt vairāk darbību secībā. Mēģinot paveikt divus vai vairākus uzdevumus, mēs bieži jūtamies tā, it kā to darītu uzreiz. Patiesībā, pārslēdzoties starp uzdevumiem, mēs tērējam daudz laika, un, jo ilgāk tie tiek izpildīti, jo vairāk mēs zaudējam koncentrēšanos un vairāk kļūdām. Daudzi pat norāda, ka daudzuzdevumu veikšana ir vēl viena uzmanības novēršanas forma, jo vairāki uzdevumi mēdz novērst uzmanību.
Piemēram, mums ir uzdevums no vienas ūdens pudeles piepildīt vairākas glāzes. Mēs nevaram tos piepildīt vienlaikus, tāpēc mēs tos vai nu pilnībā piepildām pa vienam, vai pamazām, atkal un atkal atgriežoties pie tukšām glāzēm. Pirmajā gadījumā, acīmredzot, mēs tiksim galā ātrāk un efektīvāk, savukārt otrajā gadījumā process prasīs ilgāku laiku, kamēr mēs gar glāzēm varēsim izliet vairāk ūdens. Un jo vairāk glāžu, jo ilgāks būs šis process, un jo vairāk ūdens mēs izlīsim.
Tehnoloģija var būt īpaši izaicinoša, veicot daudzuzdevumus, jo, ņemot vērā visus traucējošos apstākļus, mēs esam gatavi sevi novērst, un lielākā daļa cilvēku vienkārši netiek galā ar daudzuzdevumu veikšanu. Tāpēc, koncentrējoties uz vienu darbību, mēs strādājam produktīvāk. Īpaši "plūsmas" stāvoklī.
Nokļūstiet straumē
Plūsma ir psiholoģijas jēdziens, kuru 1970. gados izstrādāja ungāru psihologs Mihai Csikszentmihalyi. Šis termins attiecas uz garīgo stāvokli, kurā cilvēks ir pilnībā iesaistīts noteiktā darbībā, motivēts, enerģijas pilns un bieži zaudē laika izjūtu. Tādā veidā viņš strādā ne tikai produktīvāk, bet arī radošāk.
Ārējie traucējošie faktori var traucēt fokusēšanu, taču tiem ir maza ietekme uz “plūsmas” stāvoklī esošajiem vai tas vispār nav. Piemēram, mūziku birojā viens var uztvert kā uzmanības novēršanu un cits gandrīz nemanīt, lai gan abi ir vērsti uz vienu un to pašu uzdevumu. Tas var nozīmēt, ka otrais jau ir nonācis "plūsmas" stāvoklī, bet otrs tikai cenšas to izdarīt, bet ārējie faktori to traucē.
No otras puses, ārējiem stimuliem nav jābūt traucējošiem, bet, gluži pretēji, tie var būt noderīgi, lai paveiktu darbu. Dažreiz ir jāsaprot un jāizvērtē ārējā situācija un vide. Šī situācijas apzināšanās var būt noderīga noteiktām aktivitātēm. Piemēram, braucot, cilvēks ir koncentrējies, savukārt viņam jāizvērtē dažādi situācijas faktori: ceļš, luksofori, citi satiksmes dalībnieki.
Produktīvs biroja darbs prasa gan situācijas apzināšanos, gan iekļūšanu “plūstošā” stāvoklī. Diemžēl abos štatos atrasties vienlaicīgi nav iespējams, tāpēc, ņemot vērā pašreizējos uzdevumus, apstākļus un iekšējos un ārējos faktorus, darbiniekiem ir jāpārslēdzas. Biroja telpām būtu jāatbalsta darbs katrā no šīm valstīm.
Koncentrācijas darbvietas dizains
Izklaidība nepazudīs, taču biroja telpām vajadzētu koncentrēties uz darbu, nevis radīt jaunus šķēršļus “plūstoša” stāvokļa sasniegšanai.
Darbinieku vajadzības visas dienas garumā mainās atkarībā no uzdevuma. Piemēram, vispirms ir jāšķiro pasts, jāveic vairāki zvani, pēc tam jāsagatavojas sapulcei, jāapspriež uzdevumi ar kolēģiem un pēc tam jāsagatavo komerciāls piedāvājums. Tikai ar integrētu pieeju dizainam jūs varat izveidot vietu, kas piemērota visām uzskaitītajām aktivitātēm.
Šī visaptverošā pieeja biroja telpu organizēšanai ietver piecus principus: dažādība, izvēle, kontrole, atzīšana un papildināšana.
Dažādība. Neizvēlieties starp atvērtu un privātu zonu, jums jānodrošina darbinieki abiem, kā arī jādod viņiem iespēja izvēlēties atbilstošu vietu katram uzdevumam. Darbu, kas prasa koncentrēšanos, var veikt jebkurā vietā: kādam ir ērtāk atklātā telpā, dzirdot biroja skaņu, savukārt kādam nepieciešams pilnīgs klusums nomaļā vietā. Galvenais ir tas, ka birojā tiek uzrādīti abi telpu veidi.
Izvēle. Uzticieties saviem darbiniekiem izvēlēties, kur, kā un kad viņi veic savu darbu. Un viņi paši varēs atrast apstākļus, kādos viņi būs visproduktīvākie.
Kontrole. Dodiet darbiniekiem kontroli pār savu darba vietu. Ja jūs izlemjat visu viņu vietā, pastāv liela varbūtība, ka kļūdīsities ar viņu vēlmēm. Piemēram, pieņemot lēmumu novērst trokšņa traucējumus darbinieku vidū un izolēt viņus no koplietošanas telpām, uzņēmumi var ievērojami pasliktināt kolēģu mijiedarbību. Tā vietā dodiet darbiniekiem iespēju regulēt savas darba vietas privātumu, mijiedarbības biežumu ar kolēģiem, kā arī piederumu komplektu, gaismas līmeni, temperatūru utt. Pats apziņa, ka viņi var kontrolēt savu darbvietu, var kompensēt dažus traucējošo faktoru negatīvos efektus.
Atzīšana. Nokļūšanai no punkta A uz punktu B, tad uz punktu C jābūt viegli. Skaidri un vienkārši izkārtojumi ļauj cilvēkiem ātri pārvietoties kosmosā un izvairīties no neērtām situācijām un izšķērdēta laika. Patiesi saprotams izkārtojums ļauj darbiniekam garīgi iedomāties biroja karti, atrast tajā kolēģus un intuitīvi saprast katras zonas mērķi. Skaidri nosakot funkcionālās zonas, jūs nepārslogojat darbinieku kognitīvos procesus ar nevajadzīgām domām, un viņi nekavējoties ir gatavi savu enerģiju novirzīt uzdevumu izpildei, nevis mēģināt orientēties kosmosā.
Spēku papildināšana. Dodiet darbiniekiem laiku un vietu pārtraukumiem. Ilgstoši koncentrējoties uz darbu, tiek iztērēts daudz enerģijas, un ķermenis ātrāk nogurst. Mūsu smadzenes dara patiešām pārsteidzošas lietas, ļaujot mums ilgstoši koncentrēties uz kaut ko, nepievēršot uzmanību uzmanības novēršanai. Tāpēc "uzlāde" pēc šādas darbības ir vienkārši nepieciešama. Viena no iespējām, lai uzlādētu enerģiju, ir baudīt skatu pa logu, vienlaikus īsi atpūšoties no darba, un šī iespēja būtu jānodrošina jebkuram uzņēmumam. Jūs varat arī veikt nelielas pauzes visas dienas garumā, lai paņemtu uzkodas vai tērzētu ar kolēģiem neformālās vietās. Viens vai divi garāki pārtraukumi, piemēram, došanās uz sporta zāli vai pastaigas ārpus biroja, var nodrošināt nepieciešamo enerģijas palielinājumu ilgākai darba sesijai. Ir svarīgi nodrošināt darbiniekiem šīs iespējas, lai viņi vienmēr būtu spiesti strādāt koncentrēti.
Koncentrēšanās problēma Krievijas birojos
Haworth Business Interiors direktors Deniss Čerņičkins sniedza komentārus par šo pētījumu un korelēja tos ar Krievijas realitāti.
“Koncentrēšanās atklātās telpās problēma Krievijā ir ne mazāk aktuāla kā rietumos. Es pat teiktu, ka jautājums ir vēl asāks. Fakts ir tāds, ka, piemēram, amerikāņu uzņēmumi lielākoties diezgan uzmanīgi pāriet uz atvērto kosmosu un izmanto to tikai noteiktām nodaļām vai zonām. Krievijas birojos šī pāreja ir kļuvusi asāka un vienkāršāka, neņemot vērā darbinieku darbības specifiku un viņu darba stilus. Turklāt bieži vien daudzās monotonu "soliņu" rindās praktiski nav norobežojumu vai akustisko barjeru. Kāpēc troksnis un citi traucējošie faktori sasniedz kritisko līmeni. To apstiprina mūsu pētījumi par idejām Krievijas birojos, kā rezultātā mēs saņemam pastāvīgu apstiprinājumu, ka gandrīz katrā uzņēmumā galvenā darbinieku sūdzība ir privātās dzīves trūkums un nespēja koncentrēties.
Lai darbinieki koncentrētos uz saviem uzdevumiem, darbvietā jānodrošina skaidri definētas jomas komandas, individuālam un mērķtiecīgam darbam. Šīm zonām nevajadzētu konkurēt, bet gan papildināt viena otru. Lielāka šīs vai šīs vietas daudzveidība un pieejamība ļauj darbiniekiem izmantot vispiemērotāko vidi pašreizējam uzdevumam un ļauj nenovērst kaimiņu uzmanību, kā arī atbrīvo garlaicīgo monotoniju, atkārtojot atklātās vietas rindas, uzlabojot akustisko komfortu.
Un, protams, ir ārkārtīgi svarīgi apmācīt darbiniekus par pareizu telpas izmantošanu. Cilvēki ir jāiesaista pārmaiņu procesā jau no paša sākuma, jo ir daudz vieglāk īstenot saziņā ar kolēģiem saņemtās idejas un neuzlikt citus. Uzņēmumiem jāstiprina jauna uzvedība, izmantojot labi formulētu pārmaiņu stratēģiju, saziņu un apmācību. Šajā gadījumā viņi nesatiks darbinieku pretestību, un inovāciju efektivitāte būs pēc iespējas augstāka. Pamatojoties uz Haworth Research
