Nesen Agile un Activity Based Working koncepcijas gūst arvien lielāku popularitāti, un daudzi uzņēmumi jau apsver iespēju tos ieviest savā birojā, taču saskaras ar zināmām grūtībām. Vadība bieži nespēj veikt šādas izmaiņas, baidoties saskarties ar darbinieku neapmierinātību un viņu produktivitātes samazināšanos.
Haworth Business Interiors direktors Deniss Čerņičkins pastāstīja par to, kāpēc biroja interjera koncepcijas maiņa var negatīvi ietekmēt uzņēmuma darbu un kas jāņem vērā, lai telpu pēc iespējas efektīvāk sakārtotu.
Kādas ir galvenās grūtības tādu projektu īstenošanā kā veikls un uz aktivitātēm balstīts darbs?
- Saskaņā ar šiem jēdzieniem īstenotie biroji, pirmkārt, paredz daudzu dažādu funkcionālo zonu klātbūtni, kuras darbinieks var izvēlēties pēc saviem ieskatiem, atkarībā no konkrētā uzdevuma un darbības veida. Šī dažādība dod tādu rīcības brīvību, plānojot biroju, ka par to atbildīgajiem cilvēkiem dažreiz nav ne jausmas, ar ko sākt, kam pievērsties vai vispār neizlemt par būtiskām izmaiņām, un, ja viņi to dara, viņi nevar skaidri formulēt uzdevumu un paskaidrojiet arhitektiem, kāds rezultāts ir jāsasniedz. Parasti formulējumi ir pārāk abstrakti, balstoties uz jūtām un tendencēm, nevis uz konkrētiem faktiem un statistiku. Šīs vēlmes nebūt nav jēgpilns, strukturēts, kvalitatīvs tehniskais uzdevums, kas atspoguļo prasības efektīvai telpai šodien un trīs līdz piecu gadu attālumā konkrētam uzņēmumam. Rezultāts var izrādīties neatbilstošs klienta cerībām.
Bieži vien uzņēmumi, nesaprotot, ko tieši viņi vēlas iegūt, sāk kopēt esošo biroju idejas, nepielāgojoties savām vajadzībām un īstenojot tos pilnīgi citā telpā, dažādos apstākļos, citās komandās, kuras būtībā nav gatavas pieņemt šādas koncepcijas. Rezultātā tas noved pie ievērojama produktivitātes samazināšanās.
Neskatoties uz to, ka šīs grūtības ir vairāk raksturīgas pārejai uz veiklās un uz aktivitātēm balstītās darba jēdzieniem, tās var rasties jebkuras telpas izveidē. Protams, ir vieglāk izveidot standarta “atvērtās telpas” biroju, kur bieži tiek izmantoti tāda paša veida risinājumi, taču arī šādos gadījumos rodas grūtības, formulējot prasības efektīvai telpai.
Kā jūs definējat efektīvas biroja telpas?
- Šī ir telpa, kas apvieno cilvēkus un kur viņi ir visproduktīvākie un efektīvākie. Šī ir vide, kurā darba grupas vai atsevišķi speciālisti var maksimāli izmantot savu potenciālu, kad apkārtējā telpa viņiem netraucē, bet palīdz. Tā kā katrai komandai un katram speciālistam ir individuālas īpašības, efektīvā telpa ir unikāla katrai organizācijai. Nav viena scenārija vai pareizas atbildes, jo daudz kas ir atkarīgs no uzņēmuma mērķiem. Vieniem šobrīd ir svarīgi samazināt izmaksas, samazināt kvadrātmetrus uz vienu cilvēku, citiem - radīt jaunu produktu vai ienest tirgū jaunu tehnoloģiju, kādam - palielināt klientu apmierinātību un apkalpošanas kvalitāti. Dažreiz šie uzdevumi ir pretrunā. Tāpēc katram uzņēmumam ir jānosaka, kādi ir tā mērķi, veiksmes kritēriji un kā tos sasniegt, un kā telpa var palīdzēt šo uzdevumu izpildē.
Es iesaku sākt, nosakot vienu ļoti svarīgu parametru - organizācijas kultūru. Tieši viņa atšķir uzņēmumus viens no otra. Šī ir ārkārtīgi svarīga īpašība, kuru mūsu tirgū bieži nepietiekami novērtē, lai gan tās nozīme pasaulē jau sen ir atzīta. Zinot un izprotot uzņēmuma kultūru, ir vieglāk noteikt nepieciešamo vietu.
Kā kultūru var saistīt ar kosmosu?
- Kultūra burtiski ietekmē visus organizācijas darbības aspektus, tostarp vadību, biznesa procesus, radītos produktus, darbinieku piesaisti un noturēšanu, lēmumu pieņemšanas sistēmu, reputāciju un daudz ko citu. Tas rada drošības sajūtu, uzticību uzņēmumam un ietekmē darbinieku apmierinātību un produktivitāti. Tāpēc to bieži uzskata par pilnvērtīgu un ļoti svarīgu organizācijas aktīvu.
Parasti kultūra uzņēmumā ir saistīta ar formālām lietām, piemēram, korporatīvajām vērtībām, darba standartiem, rīcības kodeksiem - tā sauktajiem redzamajiem faktoriem. Bet ir arī neredzami faktori, kas nosaka cilvēku neizrunātos likumus un paradumus. Šajā jomā liela nozīme ir arī darba vietai, tostarp arhitektūrai, interjeram un mēbeļu risinājumiem. Tas ir, darbvieta ir svarīga organizācijas kultūras sastāvdaļa, un tai tai jāatbilst. Tas ir kā puzles gabals, kas ņemts no cita komplekta - tas ne tikai nederēs blakus esošajiem elementiem, bet arī sabojās visu attēlu. Līdzīgi ir ar kosmosu. Daudzējādā ziņā tas veido darbinieku darba veidu, tādēļ, ja telpa neatbilst pašreizējai kultūrai, cilvēki strādās pretēji uzņēmuma vērtībām.
Izrādās, ka, ja jūs pārvietojat darbinieku no viena biroja uz citu, kas ievērojami atšķiras no iepriekšējā, viņš strādās savādāk?
- Protams. Protams, šīs izmaiņas ne vienmēr būs tik bezgaumīgas, taču būtība ir tāda, ka telpas veids, tajā pieejamās funkcijas un organizācijas kultūra kopumā nosaka to, kā cilvēks tuvojas uzdevumiem, mijiedarbojas ar kolēģiem un pieņem lēmumus. Galu galā, pat ja mēs parasti par to nedomājam, kultūras ietekme uz mūsu uzvedību ir patiešām liela. Ir vērts mainīt vietu, un mēs jau neapzināti uzvedamies citādi.
Man patīk Vinstona Čērčila teiciens: "Vispirms mēs definējam savu ēku formu, un pēc tam mūsu ēkas nosaka mūsu uzvedības formu." Un tiešām tā ir. Piemēram, salīdzinājumam ņemiet cilvēku uzvedību ārpus biroja - dārgā restorānā un parastā krodziņā. Pirmajā gadījumā mēs cenšamies saskaņot līmeni - formāls ģērbšanās stils, mierīgs tonis, bieži saruna par intelektuālām tēmām. Bet iedomājieties, ka atrodamies krogā - mūsu uzvedība būs brīvāka un neformālāka. Tas pats notiek birojos - telpa tieši ietekmē darbinieku uzvedību un darba stilu.
Ko darīt, ja darbiniekiem nepatīk telpa, kurā viņi strādā? Kā tas viņus ietekmēs?
- Tas ir ārkārtīgi svarīgs jautājums. Darbinieku neapmierinātība ar biroja telpām, kur, piemēram, nav iespējams atrast ērtu funkcionālu zonu, kas piemērota konkrētam uzdevumam, vai ir daudz kaitinošu traucējošo faktoru, rada ievērojamu negatīvu efektu. Bet diemžēl darbinieki paši nevar mainīt esošo telpu. Šāda autoritāte krīt uz biroja interjera izveidošanu atbildīgo profesionāļu pleciem, kuriem jāņem vērā organizācijas kultūras īpatnības, lai radītu visērtāko vidi. Turklāt, ņemot vērā dažāda veida departamentu darbības vienā organizācijā, pastāv tā dēvētās subkultūras, kas jāņem vērā arī projektējot.
Mēs visi zinām, ka dažādu valstu un pilsētu arhitektūra atšķiras viena no otras, atspoguļo kultūras iezīmes un rada unikālu atmosfēru. Birojā viss ir vienāds - biroja telpu noformējumam un arhitektūrai jāatspoguļo organizācijas un tās dalījumu individualitāte.
Kā jūs varat definēt savu organizācijas kultūru un saprast, kura telpa tai vislabāk atbilst?
- Patiesībā tas ir pavisam vienkārši. Ir klasifikācija, kuras pamatā ir Mičiganas universitātes profesoru Kamerona un Kvina 25 gadu pētījumi ar nosaukumu "Konkurējošas vērtības". Zinātnieki uzņēmumos ir noteikuši četras dominējošās vērtības: sadarbība, sāncensība, radīšana un kontrole. Katra vērtība ir saistīta ar darbvietas raksturlielumu kopumu, kas maksimāli palielina tā atbalstu. Starp citu, daudzi eksperti šo modeli atzina par ļoti efektīvu un iekļuva vēsturē labāko biznesa rīku topā 50 pēc Financial Times reitinga.
Piemēram, apskatīsim uzņēmumus, kuros dominē Control vērtība. Šīm organizācijām galvenais ir darīt darbu “pareizi”. Viņus raksturo skaidra organizatoriskā struktūra, hierarhija, stingra kontrole, protokolu un procedūru pārpilnība un oficiāla darbinieku mijiedarbība. Visbiežāk tās ir lielas birokrātiskas korporācijas un valdības aģentūras, kā arī finanšu un juridiskās nodaļas. Telpai šajā gadījumā jābūt raksturīgai ar sakārtotu, saprotamu darba vietu izvietojumu, jāuztur hierarhija un statuss, jābūt aprīkotai ar augstām starpsienām un speciāli paredzētajām vietām mijiedarbībai, drīzāk, atsevišķām sanāksmju telpām. Darba vietas parasti ir izolētas, stingri sadalītas nodaļās tiešā priekšnieka tuvumā, interjerā bieži tiek izmantotas konservatīvas krāsas.
Salīdzinājumam ņemsim pretēju vērtību "Radīšana". Uzņēmumiem, kuros dominē šī vērtība, ir raksturīga vēlme vispirms izgatavot produktu vai pakalpojumu, tie koncentrējas uz inovācijām, uz “ārpus izvēles” domāšanu, uz vēlmi kļūt par līderi, izmantojot jaunus sasniegumus un ātrāku izlaišanu tirgū. unikāls piedāvājums. Šis tips bieži tiek saistīts ar IT uzņēmumiem, kā arī ar radošo mārketinga aģentūrām, taču patiesībā šī vērtība ir gandrīz jebkuram uzņēmumam, kas izveido pats savu produktu, it īpaši, ja tas ir vadošajā pozīcijā savā nozarē. Šādiem uzņēmumiem ir ārkārtīgi svarīgi, lai jebkurā laikā varētu noturēt grupu diskusijas, ideju vētras, sanāksmes, neformāli dalīties savās idejās ar kolēģiem. Tāpēc šāda veida organizācijai ir nepieciešamas daudzas dažādas vietas individuālam mērķtiecīgam darbam, kā arī kolektīvai mijiedarbībai un spontānām tikšanām, lielas virsmas informācijas vizuālai parādīšanai, plašākas telpas ar labu perspektīvu, jo tas veicina iztēli, sarežģītākas un sarežģītākas. organiskais izkārtojums, vienveidības trūkums dizainā un atkārtošanā, iedvesmojoši interjera risinājumi, mazāk ierobežojumu un lielāka brīvība, kā arī daudz dažādu jomu radošumam ar labu akustiku, jo radošais process ir ļoti viegli iznīcināms.
Bet vissvarīgākais ir atcerēties, ka katrs uzņēmums vienmēr apvieno visas četras vērtības. Parasti dominē divi no tiem, bet katrā ziņā katra uzņēmuma organizatoriskā kultūra ir unikāla visu šo vērtību kombinācija, kas atrodas noteiktās proporcijās. Tāpēc jūs nevarēsiet atrast uzņēmumus ar tādu pašu kultūru. Zinot savu organizatorisko kultūru, izprotot galveno vērtību līdzsvaru, jūs varat gūt skaidru priekšstatu par to, kāda telpa ir nepieciešama katram konkrētajam departamentam un uzņēmumam kopumā.
Kā tieši jūs varat identificēt kultūru uzņēmumā?
- Nepieciešama visaptveroša zinātniska pieeja, lai skaidri noteiktu uzņēmuma un tā nodaļu organizatorisko kultūru. Mums, HAWORTH, ir sava patentēta CultureLENS ™ metodika šāda veida pētījumu veikšanai. Pateicoties datortehnoloģijai, visi darbinieki var piedalīties šajā pētījumā, attālināti atbildot uz jautājumiem, lai analizētu pašreizējo organizācijas kultūru. Augstākie vadītāji atbild uz papildu jautājumiem, kas palīdz noteikt vēlamo organizācijas kultūru, kuru viņi vēlētos redzēt savā uzņēmumā pēc 2-3 gadiem. Visas atbildes apstrādā ar datoru, ļaujot biroja telpu ekspertiem un stratēģiem sastādīt klientam individuālus secinājumus un ieteikumus. Piemēram, pašreizējo un vēlamo kultūru salīdzināšana var palīdzēt saprast, kurā virzienā virzīties un kādas izmaiņas ir jāievieš biroja telpā, lai sasniegtu vēlamos rezultātus, neizraisot personāla noraidījumu un pretestību.
Vai es pareizi saprotu, ka organizācijas kultūras pētījuma rezultāti ir biroja dizaina darba uzdevuma pamatā? Vai klientiem ir jāsniedz kaut kas cits?
- Jā, pētījuma rezultāts ir detalizēts ziņojums, kas ir noformējuma īss apraksts, detalizēts darba uzdevums topošā biroja izveidei ar telpisko risinājumu piemēriem, kas atbalstīs pētāmā uzņēmuma vēlamo organizatorisko kultūru. Bet es runāju tikai par vienu instrumentu, kaut arī par fundamentālu. Papildus organizācijas kultūrai ir svarīgi izprast citas organizācijas individuālās īpašības - esošos darba stilus, nodaļu un darbinieku mijiedarbības veidus, statistiku par darba vietu un kopējo vietu izmantošanu, personīgo apmierinātību ar pašreizējo darba telpu utt. Ir papildu pētījumi, lai palīdzētu uzņēmumiem identificēt visas šīs funkcijas.
Noslēgumā es vēlreiz vēlos uzsvērt, ka katram uzņēmumam, projektējot jaunu biroju vai veicot atjaunošanu esošajā birojā, rūpīgi jāanalizē sevi un savas vajadzības. Iespējams, ka šai organizācijai nav jāpārslēdzas uz veiklu vai uz darbību balstītu darbu. Nevienam nav uzdots sekot modei vai būt modernam, mūsu pienākums ir izveidot pareizo telpu, kas palielina produktivitāti, apmierinātību un darbinieku apņemšanos. Galu galā cilvēki ir jebkura uzņēmuma galvenā vērtība.
